Wie wir arbeiten
Basis: Vorbereitende Gespräche
Sehr wichtig sind uns die vorbereitenden Gespräche, die wir mit unseren Kunden führen, bevor die Beratung, in welcher Form auch immer, im Betrieb beginnt. Denn hier findet die entscheidende Klärung über Umfang und Ablauf der Beratung statt. Ziel ist es, zu klären, was der Kunde will und ob unser Angebot das ist, was er will. Je höher hier ein Übereinstimmungsfaktor erzielt wird, desto größer sind die Erfolgsaussichten, auf „beiden Seiten“.
Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein eher kurzfristigeres Engagement, wie z. B. einer Mediation, der „Ganzheitliche Potentialberatung“ oder z. B. um die „Ganzheitliche Begleitung“ in einem Veränderungs- und Unternehmensentwicklungsprozess handelt. Auf dieser Basis erstellen wir das Angebot und die damit verbundene Kalkulation für die Investition.
Verantwortung: Die gemeinsame Arbeit
Noch bevor die eigentliche Beratung beginnt, erhält der Kunde Einblick in die methodische Vorgehensweise von CognoCom. Gerade in der Mediation oder bei der Begleitberatung von Veränderungs- und Unternehmensentwicklungsprozessen ist das von großer Wichtigkeit. Denn es geht hierbei um zum einen das größtmöglich Maß an Beteiligung durch den/die Kunden und zum anderen bei Entwicklungsprozessen um die Entwicklung von Ganzheitlichen Strategien sowie die Implementierung von Methoden, Techniken und Instrumenten zu deren Absicherung.
Um eine Mediation oder die Entwicklung des Unternehmens in Veränderungsprozessen auf eine gute Arbeitsbasis zu stellen, ist es erforderlich, dass zwischen den Partnern (Mediator/Unternehmensentwickler und Mediationskunde/Betrieb eine sinnvolle Arbeitsteilung stattfindet. Konkret bedeutet das:
Der Mediator
Der Mediator unterstützt „die Parteien“ in deren Lösungsprozess mit all` den für das Mediationsverfahren zur Verfügung stehenden Mitteln. Somit moderiert er bestmöglich die vorhandenen Interessen der Beteiligten bis zu deren Vereinbarung.
= Die Ergebnisverantwortung für den Lösungsprozess liegt somit beim Mediator.
Der Berater
Der Berater ist Coach und Ratgeber bei der Findung der Strategischen Ansätze und begleitet auch die Umsetzung. Er ist für die Korrektur und Bewertung der Entwicklungsarbeit zuständig. Auf Basis der Entwicklungsschritte werden die erforderlichen Techniken und Instrumente im Unternehmen eingeführt. Die Umsetzung wird entsprechend gecoacht.
= Die Ergebnisverantwortung für den Entwicklungsprozess liegt somit beim Berater.
Die Beteiligten in der Mediation
Die Beteiligten nehmen, moderiert vom Mediator, ihre Wünsche und Interessen selbständig wahr. Sie bestimmen die Lösung, nicht der Mediator.
= Die Verantwortung für die Lösung und auch die nachhaltige Umsetzung der besprochenen Maßnahmen liegen somit bei den direkt Mediationsbeteiligten, nicht beim Mediator.
Das Unternehmen in der Mediation
Das Unternehmen sorgt für die Umsetzung der besprochenen Arbeitsschritte im Rahmen der Führungsaufgaben. Der Berater sorgt dabei für die erforderliche methodische Hilfestellung.
( Die Verantwortung für die Umsetzung der besprochenen Maßnahmen liegt somit beim Unternehmen.
Wenn Fehlentwicklungen erkannt werden (z.B. Störungen in den Prozessen, Verhalten von Mitarbeitern, ...), haben die Partner sich in den Beratungsterminen jeweils darauf hinzuweisen. Besonders wichtig ist dabei:
- Die Steuerungsinstrumente (Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung, Controlling u.a.) müssen zeitnah implementiert beziehungsweise optimiert werden. Insbesondere in kleineren Unternehmen, wo in der Regel externe Dienstleister (Steuerberater, Banken u.a.) für die Zuarbeit verantwortlich sind, ist daher auf eine „schnelle“ und konsequente Umsetzung der gemeinsam entwickelten Vorgaben zu achten.
- Mögliche „Fehlbesetzungen“ bei Ergebnisverantwortlichen Positionen müssen erkannt und entsprechend gehandelt werden.
Der Ablauf
Vereinfacht hier dargestellt in „Zur Mediation motivieren“. Das bedeutet, dass in dieser Phase Vorgespräche mit den Beteiligten geführt werden, ggf. auch in Einzelgesprächen. Je nach dem (einzelfallabhängig) wie die Vorphase gestaltet wird, wird in dieser auch der so genannte „Innere Auftrag“ von den Medianten erteilt. Das heißt im Wesentlichen, dass sie dem Mediationsverfahren und den dazu gehörigen Rahmenbedingungen (s. a. unter www.bmwa.de) zustimmen, ebenso können die Medianten hier schon in einem ersten Schritt ihre Positionen u. ä. m. darlegen. Dann wird ein Anschlusstermin für das erste „eigentliche“ Mediationstreffen vereinbart.
Die Mediation wird klassisch in grundsätzliche „Stufen“ gefasst, und zwar
- Eröffnung
- Von der Position zum Interesse
- Erarbeitung von Regelungsmöglichkeiten/ggf. schon Lösungsansätze
- Verhandeln u. Entscheiden
- Vereinbarungen treffen u. überprüfen
- Abschluss der Mediation
- Umsetzung, ggf. „Revision“ der Konfliktregelung
In Organisations- u. Unternehmensentwicklungsprozessen
Im Unterschied zu eher kurzzeitigen/“kurzweiligen“ Projekten, die „nur“ über ein paar Stunden oder einige Tage oder Wochen ausgelegt sind, gehen wir bei der Begleitung von Entwicklungsprozessen, jahresdurchschnittlich betrachtet, grundsätzlich so vor:
Vorstellen des Projekts im Betrieb. Es sollten möglichst alle Beteiligten, gegebenenfalls, wenn vorhanden, auch die MitarbeiterInnenvertretung dabei einbezogen werden. Ganzheitliche Potentialberatung & Mediation (Analyse der Stärken u. Potentiale) unter Einbeziehung aller Beteiligten, also auch der Belegschaft und Externer (z.B. Bankinstitut, Steuerberater, Lieferanten u.a.). Diese Phase dauert bis zur Präsentation des Konzeptes in der Regel etwa sechs bis acht Wochen. Danach werden in der noch verbleibenden Zeit die ersten Prozessschritte umgesetzt. Wir sind in der etwa dreimonatigen Zusammenarbeit pro Kalenderwoche für ein paar Stunden im Betrieb vor Ort. Im Gegenzug wird in dieser Kalenderwoche in etwa die gleiche Zeit für die weitere Bearbeitung benötigt. Danach schließt in der Regel dieser Teil „vertraglich“ ab.
Wenn gewünscht, begleiten wir selbstverständlich auch die Umsetzung des erstellten Konzeptes (Begleitung & Mediation). Dazu kommen wir cirka zweimal im Kalendermonat in den Betrieb (auch jahresdurchschnittlich kalkuliert), die gleiche Zeit wird für entsprechende Bearbeitungen in unserem Büro verwendet. Aus unseren Erfahrungen wissen wir, dass derartige Unternehmensentwicklungsprozesse zwischen einem und zwei Jahren verlaufen können. Danach sollte die weitere Entwicklung im Sinne einer „Hilfe zur Selbsthilfe“ im Betrieb stattfinden. Das ist unser Ziel.
Wann immer unser Kunde es möchte, kommen wir gerne, auch im Sinne einer Qualitätssicherung, nach einer gewissen Zeit wieder in den Betrieb, um über die gemachten Erfahrungen mit den Beteiligten zu sprechen. Der Kunde kann sich selbstverständlich zu jeder Zeit und zu jeder Frage, auch zwischen den Vorortterminen, bei uns melden. Das kostet nichts extra, denn gerade auch deshalb arbeiten wir mit jahresdurchschnittlich kalkulierten Honoraren.
Sekretariat
Frau Rita Bach ist Ansprechpartnerin im Backoffice. Sie kümmert sich, falls einmal der direkte Ansprechpartner nicht da ist, um die Belange unserer Kunden und findet eine Lösung.
Zeit
CognoCom reagiert grundsätzlich auf jede Anfrage sehr zeitnah. Wir sind ergebnisorientiert eingestellt, und weil wir mit unseren Kunden mittel- und langfristige Verbindung halten. Die „Ganzheitlichkeit“, die wir vertreten, setzt dieses ebenso voraus.
Wer und Wo?
ProzessbeteiligteUns ist es besonders wichtig, dass möglichst alle Beteiligten, d.h. sowohl die Entscheidungsebene, als auch die Belegschaft und betroffene Externe in den Prozess miteinbezogen werden. Wir halten es für nachhaltig und auch für den Erfolg entscheidend, dass die verschiedenen Interessen wertschätzend einbezogen werden und dadurch eine Akzeptanz „auf breiter Ebene“ gegeben ist.
Der Ort
Alle Gespräche finden in der Regel im Betrieb vor Ort und in dessen Räumen statt. Gespräche mit MitarbeiterInnen werden grundsätzlich an deren Orten geführt, auch wenn diese nicht auf dem direkten Betriebsgelände liegen.
